Правила оформления гостиничных чеков

Гостиничный чек – это документ, который подтверждает приезд и пребывание особы в определённом месте в указанный период. Чаще всего он используется при оформлении командировочных расходов. После возвращения сотрудник предъявляет данный документ в бухгалтерию предприятия, и на основании предоставленного гостиничного чека ему выплачивают соответствующую денежную компенсацию.

Согласование расходов

Стоит понимать, что не любая поездка сотрудника предприятия причисляется к командировке. Ею может считаться только вынужденное отбытие работника, причиной которому стали служебные цели – проведение переговоров, заключение контракта, проверка деятельности регионального подразделения и другие подобные случаи. При этом обязательным условием является наличие распоряжения руководителя организации. Кроме того, командировка предполагает поездку в другой населённый пункт, не по месту постоянной работы сотрудника.

Перед отбытием обязательно оформляется полный пакет бухгалтерской документации:

• приказ, завизированный подписью руководителя;
• командировочное удостоверение;
• справка-расчёт аванса.

Согласно последнему формуляру, сотруднику выплачивается предварительная сумма для компенсации расходов. На время командировки за ним сохраняется рабочее место, а оклад рассчитывается с учётом всех текущих смен по графику. Сотрудник имеет право на возмещение сумм, потраченных на оплату:

• проезда до места назначения;
• аренды жилья.

Кроме того, работнику полагаются суточные за весь период. Командировкой не считаются служебные поездки лиц, чья сфера деятельности носит регулярный разъездной характер.

Смета предстоящих расходов всегда утверждается заранее. После возвращения сотрудник обязан предоставить отчётность об использовании выделенных средств. Для этого ему и понадобятся гостиничные чеки.

Правила оформления

Чтобы документ не вызвал претензий со стороны бухгалтерии, он должен содержать следующие данные:

• наименование гостиницы, ИНН;
• адрес (с указанием населённого пункта);
• дата прибытия и отъезда особы;
• итоговая сумма.

Гостиничный чек визируется печатью учреждения.

Хотя такой вид документа подлежит строгой отчётности, правила относительно его оформления не установлены. При отсутствии контрольно-кассовой техники в гостинице она имеет вправе разработать собственный вариант БСО. Но выдача документа, подтверждающего получение оплаты, обязательна в любом случае. Бланк не может быть просто напечатан на компьютере – необходимо его оформление типографским способом.

Если учреждение использует контрольно-кассовую технику, выдача БСО не является необходимой. Командировочному лицу достаточно получить обычный чек, к которому прилагается счёт с подробной расшифровкой всех его расходов.

В некоторых случаях гостиница может выписать квитанцию к приходному кассовому ордеру. Но при контрольной проверке в такой ситуации инспектор может признать неправомерность учёта при налогообложении прибыли. В дальнейшем возможно оспаривание этого решения в судебном порядке, но на практике бухгалтерия зачастую просто отказывается признавать легитимность такого документа и не принимает его.

Причина строгих требований к отчётности

Оформление гостиничных чеков в настоящее время необходимо сотрудникам предприятий всех форм собственности (не только государственных, но и частных структур). Помимо налоговой отчётности, такое официальное доказательство командировочных трат призвано исключить случаи мошенничества и злоупотребления служебным положением.

Ситуации бывают разные. К примеру, сотрудник может найти дешёвую альтернативу аренды, но попробовать взыскать с работодателя большую сумму. Как вариант, он способен остановиться у знакомых или родственников с целью «заработать» на собственной организации подобным путём. Данные попытки махинаций руководители стараются пресекать, требуя в качестве доказательства гостиничные чеки.

Возможно и другое развитие событий: когда сотрудник забыл забрать при отъезде полагающийся ему документ или гостиница по тем или иным причинам не выписала бланк, необходимый для отчётности. В таком случае предприятие вправе отказаться выплачивать компенсацию, и все расходы на поездку сотрудник должен будет покрывать из собственного кармана. Конечно, подобная ситуация неприятна.

Существует удобное решение проблемы. При желании несложно найти организацию, которая предлагает купить чеки в Москве. Документы оформляются согласно действующим нормам, а в качестве населённого пункта может быть указан любой город Российской Федерации. Такой бланк пройдёт проверку в бухгалтерии и даст вам право получить компенсацию служебных расходов.

Предыдущая статья
Следущая статья


Вернуться