Как ставить задачи сотрудникам?

Постановка задачи сотруднику является одним из наиболее значимых моментов в работе руководителя компании, уступая место, разве что, планированию. От того, насколько грамотно поставлена задача, будет зависеть окончательный результат ее выполнения. Конечно же, не все получается с первого раза, но со временем входит в привычку или даже перерастает в полезный навык.

Основные правила постановки задач сотрудникам.

Для правильной постановки задач сотрудникам важно придерживаться нескольких простых правил.

1. Важно, что бы задача была максимально конкретизированной.

Задачи не ставят подобным образом: «Нужно пойти туда, сам не знаю куда» или же «Нужно принести то, сам не знаю что». Главное в этом вопросе четкость, которой не занимать, к примеру, у военнослужащих или же людей, имеющих техническое образование. Именно точность является залогом того, что задача сотрудником будет воспринята четко. Никакой самовольной или неправильной трактовки, ведь это экономия вашего времени. Сотруднику, которому все четко объяснили, нет надобности по несколько раз все переспрашивать.

Наша тренинговая компания, рекомендует вам, онлайн тренинги в Украине, «Как ставить задачи сотрудникам?», и конечно же, советуем заказать корпоративные тренинги в Украине индивидуально разработанные под вашу специфику работы, в Вашей компании.

2. Важно ставить задачи на позитиве.

Требовать у сотрудников следует того, чего вы сами желаете, и отказаться от того, чего вам от них него не хотелось бы получить.

3. После постановки задачи следует переспросить сотрудника, как он ее понял, с чего будет начинать ее выполнение, в какой форме будет представлен отчет, какие ресурсы могут потребоваться в ходе работы и т.д.

Не редкость, когда дачи указаний руководитель не прибегает к обратной связи с подчиненным. Важно проверять, насколько сотрудник понял вас, выслушивать его мнение, прислушиваться к советам, которые могут быть полезны для вашего общего дела. Руководитель, умеющий слушать, способен узнать, что:

• Каждый из сотрудников понимает поставленную задачу по-своему, поэтому есть возможность вовремя поправить ее понимание.
• У подчиненных не всегда имеется желание выполнять различные поручения, что слышно по голосу и видно по поведению. В таком случае важно разъяснить, зачем это нужно, чего вы ожидаете в конечном результате, а также показать всю важность данной работы.

4. Следует оговорить точные сроки выполнения поставленных задач.

Важны не только сроки выполнения тех или иных поручений, но и граничные точки контроля.

5. Позвольте сотруднику проявить инициативу.

Необходимо отменить жесткие пошаговые инструкции и не раскладывать все по полочкам. Когда сотрудник проявляет инициативу, в разы повышается его мотивация. Он начинает чувствовать себя более ответственным и значимым для компании, появляется желание работать. Кроме того, таким образом, вы проявляете к нему свое доверие, подчеркиваете его профессионализм.

Главное, в таком случае, не перепутать самостоятельность сотрудника с самовольной трактовкой – неверным пониманием конечной цели.

Не менее важный момент! Поставленные задачи должны быть выполнимыми и находится в рамках компетенции подчиненного.

6. Важно назначить ответственных.

Здесь излишних комментариев не требуется. Главное, чтобы не получилось, что нет правых и виноватых.

7. Побудить сотрудника к действию.

После того, как задачи поставлены, важно побудить ее исполнителя к действию. К примеру, хорошо бы сказать: «Итак, если вам все предельно ясно, тогда немедленно приступаем к работе!». Не лишним будет привстать и указать жестом на дверь. Иногда людей нужно подталкивать к действию, а именно руководитель является катализатором для своих подчиненных, их беспрекословным лидером.

8. Важен контроль выполнения задания.

Каждому человеку важен комфорт и у каждого имеется своя личная зона комфорта. При постановке задачи, производится некое влияние на эту самую зону, и человек начинает оказывать сопротивление. Отнестись к заданию ответственно можно лишь тогда, когда вас регулярно спрашивают о его выполнении. Без своевременного контроля, сотрудник способен воспринять задачу, как пожелание и не поспешит ею заняться. Встретив подчиненного, к примеру, в лифте или коридоре, не лишним будет спросить: «Расскажи-ка мне, как ты сегодня поработал, какие есть достижения?». Подобная интонация даст сотруднику понять всю важность поставленной задачи, а руководитель по его поведению сможет определить «выполнена» работа, «не выполнена» или «выполнена, но не до конца». Подобная информация важна для построения последующего действия в обратной связи.

Перед постановкой определенных задач для сотрудников, руководителю рекомендуется:

• составить полный перечень задач, которые необходимо огласить сотрудникам;
• тщательно проверить, как вы сами понимаете каждую из задач и определить, что желаете получить в конечном итоге;
• пройтись по всем пунктам постановки каждой конкретной задачи;
• передать задачи сотрудникам и пройтись вместе с ними по всем пунктам от А до Я;
• обозначить для себя, какие методы были применены при постановке задач, и как они помогли.

Подводим итоги

Задача является одним из шагов на пути достижения определенной цели. Важно ставить перед сотрудниками заведомо выполнимые, реалистичные задачи.

Если задача ставится перед руководителем отдельного подразделения, он должен донести эти задачи подчиненным в таком же формате, в каком они были получены у вышестоящего руководства. Здесь также не обойтись без согласованности действий сотрудников разных уровней, а достичь этого удастся лишь при четком понимании терминов, критериев, определений и т.д.

Лучшая форма передачи заданий подчиненным – письменная. Ставя подпись, каждый из сотрудников берет на себя определенную ответственность за их выполнения, старается придерживаться установленных сроков.

Что касается контроля, то наиболее оптимальной формой его исполнения послужат совещания, отчетные встречи. Подобные мероприятия позволят контролировать сроки и качество выполнения тех или иных работ, согласовывать взаимодействие сотрудников разных подразделений, принимать коллективные решения, стимулировать подчиненных к достижению намеченных целей и т.д.

Задача для подчиненного – это его ключевая цель, на которую он должен ориентироваться. Для вас же, как руководителя, важен конечный результат.

Предыдущая статья
Следущая статья


Вернуться